آشنايي كامل با مشكلات و ريسك هاي اجراي BPM نيمي از مبارزه اي است كه بايد براي پياده سازي يك پلتفرم BPM شروع نماييد. در اين مطلب برخي از بزرگترين خطر هاي اجراي BPM از نقطه نظر چند تن از صاحب نظران گردآوري شده است.
از يك ديدگاه مي توان ريسك ها را در 3 قسمت اصلي طبقه بندي نمود:
• افراد: عامل كليدي ، مديريت تغيير است. بدون حمايت افراد، شكست حتمي خواهد بود.
• تكنولوژي: محصول مناسب در اين رابطه نقش مهمي دارد. چابكي، انعطاف پذيري و مقرون به صرفه بودن آن نيز مهم است.
• اجراي اول: مديريت پروژه براي كاهش اين ريسك مهم است. اولين اجرا بايد موفق باشد.
توصيه اي كه توسط كارشناسان براي كاهش اين 3 مورد از ريسك هاي اجراي BPM ارائه شده است، انجام اقدامات مختصر و سريع، به جاي پيكربندي يك پروژه عظيم و چند ماهه و صرف مقدار هنگفتي پول است. يك پروژه كوچك را به همراه يك ابزار مبتني بر ابر و يك سرمايه گذاري كوچك، برنامه ريزي و اجرا نماييد و سپس نتايج را به سرعت نشان دهيد. به اين ترتيب براي چرخه هاي بعدي اسپانسر و حامي خواهيد داشت. و مجدداً نتايج بيشتري ارائه خواهيد داد، اما همچنان بايد اين كار را به سرعت انجام دهيد.
از يك ابزار گردش كار ابري استفاده كنيد كه 4 مرحله اصلي BPM را پياده سازي نمايد: مدل سازي، استقرار و اتوماسيون (با يك كليك و بدون كدگذاري)، اندازه گيري (با استفاده از KPI ها) و بهبود فرآيند. همچنين بتواند يك كتابخانه فرآيند آماده براي استفاده رايگان ارائه دهد. به اين ترتيب اين امكان را داريد كه يك الگوي گردش كار را كه براي ساير شركت ها نيز مفيد خواهد بود، تهيه نموده، آن را با نيازهاي خود سازگار كرده و تنها طي چند دقيقه استفاده از آن را شروع كنيد. اين امر به شما امكان مي دهد تا بدون هيچ سرمايه گذاري كلاني، اين “مراحل كوتاه و سريع” را انجام دهيد و متناسب بودن اين فناوري را به اثبات برسانيد. به اين ترتيب افراد درگير مي شوند و اولين استقرار BPM به سرعت نتايج را نشان خواهد داد.
پلتفرم هاي BPM سنتي پيش از رايانش ابري، معمولاً از اجراي آبشار پيروي مي كنند. در سازمان هاي بزرگ هر مورد از پرونده هاي كسب و كار در خلال تهيه و اجرا از طرق سنتي، مي تواند ماه ها و حتي سال ها به طول انجامد. تازه واردها در هر بازاري، از جمله بازار BPM، غافلگيرانه و گنگ به نظر مي رسند. بنابراين صرف زمان طولاني براي رسيدن به راه حل، يكي ديگر از ريسك هاي اجراي BPM بوده و مي تواند اين طور القا نمايد كه راه حل براي هدف مناسب نيست. يعني بايد كنار گذاشته شود و يا با صرف هزينه اي مضاعف، دوباره انجام شود.
البته شركاي ادغام سيستم هاي شما با خوشحالي مي توانند هرگونه كنترل تغيير را در طول پروژه انجام دهند، اما اين هم هزينه در بر خواهد داشت- در حقيقت بيشتر ادغام كننده هاي سيستم، قيمت هاي اوليه را پايين آورده و براي افزايش سودآوري پروژه به كنترل تغييرات در اواسط پروژه تكيه مي كنند. بنابراين اتلاف پول يكي ديگر از ريسك هاي اجراي BPM است كه مي تواند حيات سازمان را به خطر بياندازد.
بخش هاي دولتي نيز سابقه شكست را دارند. به اين دليل كه آنها به دنبال مقابله با بزرگترين، پيچيده ترين و دور از دسترس ترين چالش ها، مانند اتوماسيون سازي يك سيستم جديد خدمات اجتماعي هستند. بنابراين يكي ديگر از ريسك هاي اجراي BPM كه پروژه ها معمولا به دليل آن ناكام ميمانند، پيچيدگي زياد است.
خوشبختانه، امروزه نرم افزار BPM مبتني بر ابر پديدار شده است و طيف وسيعي از ابزار وجود دارند كه مي توانيد به كمك آنها سريع گردش كار بسازيد، سريع شكست بخوريد و پيشرفت كنيد. اين ابزار هزينه كمي دارند، پيوندها و ارتباطات طاقت فرسا ندارند، ادغام آنها آسان است و اگر كارها به خوبي پيش نرود، خارج شدن از آنها آسان خواهد بود.
در مقابل ريسك هاي اجراي BPM به سمت كاربر نهايي و توانايي آنها در بيان فرآيندهاي كسب و كار خود و بهبودهايي كه نياز دارند، تغيير پيدا كرده است. با اين حال اين موارد نيز مي توانند در پلتفرم هاي مدرن كه تغيير در محيط هاي زنده را تقبل مي‌كنند، كاهش پيدا كرده و به سازمان اجازه دهند كه به طور مداوم بياموزد و بهبود يابد.
با توجه به نرخ تغيير پرشتاب در دنياي كسب و كار، نياز به داشتن مزيت رقابتي اكنون بيش از هر زمان ديگري اهميت دارد. يك نرم افزار مديريت فرآيند كسب و كار مي تواند به شركت ها كمك كند تا با ساده سازي و خودكار كردن فرآيندهاي مهم و حياتي كسب و كار، يك مزيت رقابتي براي خود ايجاد كنند.
هدف كلي راه حل BPMانتقال استراتژي به افراد و اجراي مبتني بر فناوري، با سرعت زياد و با ريسك حداقل است. هنگامي كه شما يك راه حل BPM را در استراتژي كسب و كار خود پياده سازي مي كنيد، سه مزيت اصلي وجود دارد كه مديريت فرآيند ميتواند با پياده سازي موفق و با اجتناب از ريسكهاي اجراي BPM به سازمان ارائه دهد.
• بهبود مديريت فرآيند: بسياري از سازمان ها هنوز هم فكر مي كنند كه مي توانند توليد ناب و شش سيگما را در همه جا اعمال نمايند. اما اين راه حل در هر شرايطي عملي نيست. در دنياي ديجيتالي ما مناطقي وجود دارد كه شما آنها را به كمك تكنولوژي هدايت نموده و در آنها اتوماسيون سازي را پياده ميكنيد. همچنين مناطقي ديگر وجود دارند كه ميتوانيد روش هاي سنتي خود را با محوريت افراد (مانند شش سيگما) در آنها امتحان نماييد. بسياري از مناطق نيز وجود دارند كه ميتوانيد هر دو شيوه را در آنجا با هم تركيب نماييد. اين مناطق شامل فرآيندهايي هستند كه نياز به نوآوري دارند و نرم افزار BPM مي تواند با انتخاب رويكردهاي مناسب براي فرآيندهاي خاص، به شما در عملكرد موفق در اين مناطق كمك نمايد.
• به شما كمك مي كند تا بر آنچه اهميت دارد متمركز شويد: طبق گفته پيتر شوف، سردبيرcom ، مطالعات و تحقيقات نشان مي دهند كه يك شركت فقط با استفاده از 15 تا 20 درصد از فرآيندهاي خود رقابت مي كند. بيش از 80 درصد فرآيندهاي اصلي هستند كه بايد آنها را داشته باشيد و انجام دهيد. اما ممكن است آنها تنها در سطح متوسط صنعت فعاليت نمايند. بنابراين يكي ديگر از ريسك هاي اجراي BPM مي تواند از دست دادن مناطق رقابتي باشد. شوف پيشنهاد مي كند فعاليت هاي نوآوري و بهينه سازي خود را بر آنچه مهم است، يعني همان 15 درصد از فرآيندها كه تأثير بالايي دارند متمركز نماييد. نرم افزارBPM با ارائه شفافيت لازم در مورد عملكردهاي يك سازمان و ابزارها و رويكردهاي خاص مرتبط، به ايجاد تمركز مناسب كمك مي نمايد.
• هر پيشرفتي در كسب و كار را حفظ مي كند: از نظر شوف جنبه سوم اين است كه BPM به پايداري بهبودها و پيشرفتها كمك مي نمايد. يك راه حل BPM مبتني بر ارزش، حاكميت صحيحي را در مورد همان 15 درصد از فرآيندها به كار مي گيرد. به طوري كه بتوانيد: آنها را مرتبا دنبال كنيد، 2. بفهميد كه چه زماني اقدامات اصلاحي را شروع نماييد و 3. تصميم بگيريد كه چه زماني نياز به بهبودهاي بعدي داريد. به اين ترتيب هر آنچه كه به دست آورده ايد پايدار هستند. نرم افزار BPM ابزار و روش هاي مختلفي را براي تهيه اين نوع حاكميت مطلق بر فرآيند فراهم مي نمايد.
يكي ديگر از ريسك هاي اجراي BPM ناچيز شمردن دامنه پيچيدگي فرآيندهاي كسب و كار است. براي كاهش اين ريسك، بهتر است براي هر تغيير يك ليست مرجع داشته باشيد و يك كتابخانه براي نسخه هاي جديد موجود در پلتفرم در نظر بگيريد. چرا كه بسياري از كسب و كارها ممكن است يكسان به نظر برسند؛ اما در عمل متفاوت خواهند بود.
از ديدگاهي ديگر از جمله بزرگترين ريسك هاي اجراي BPM ، ميتوان به 5 مورد زير اشاره نمود:
• از دست دادن درد كسب و كار: مهمترين دليل “سرد شدن” پروژهBPM و يكي از ريسك هاي اجراي BPM ، گم كردن درد اصلي كسب و كار است. بر خلاف پروژه هاي فناوري اطلاعات كه در آنها ايجاد يك برنامه كاربردي با “قابليت هاي زياد” كافي است، يك پروژهBPM بايد درد اصلي كسب و كار را شناسايي و برطرف نمايد. اگر بخش مالي هنوز نياز به صرف همان مدت زمان براي پر كردن “يك فرم الكترونيكي” (به جاي يك فرم كاغذي) دارد، يا اگر مدت زمان گردش كار كاهش نيافته است، در اين زمان است كه اصطلاحا گفته مي شود پروژه سرد خواهد شد.
• تلاش در جهت استفاده از نرم افزار BPMS براي چيزي كه براي آن طراحي نشده بود: وسوسه تلاش براي استفاده از نابغه هاي BPMS براي ايجاد يك اپليكيشن نامرتبط به گردش كار (مانند ايجاد دفتر ثبت قرارهاي ملاقات يا يك موتور جستجو) بسيار خطرناك بوده و مورد ديگري از ريسك هاي اجراي BPM محسوب مي شود. 90٪ از توسعه نرم افزار به هيچ وجه زمان نمي برد. نوابغ توسعه دهندهBPMS گردش كار را به سرعت و به راحتي ايجاد مي كنند. اما 10٪ آخر آن مي تواند براي هميشه طول بكشد. اين اتفاق زماني مي افتد كه شما سعي مي كنيد عملكردي را اجرا نماييد كه در نرم افزار BPMS تعبيه نشده باشد. يك نشانه خوب از شروع اين مشكل زماني است كه توسعه دهندگان شروع به افتتاح Visual Studio مي كنند كه “چيزي كوچك بنويسند”. بيشتر قابليت هاي سفارشي مهم نيستند و مي توان از آنها اجتناب كرد.
• تغييرات چپ و راست: همه ما قبلاً در چنين شرايطي بوده ايم كه همه از روند كار راضي هستند و بر اين عقيده اند كه “فقط به چند ترفند كوچك نياز دارند “. اينجاست كه يكي ديگر از ريسك هاي اجراي BPM اتفاق مي افتد. موافقت با درخواستهاي مورد نظر افراد مختلف، باعث تاخير در تحويل و اشكالات اضافي خواهد شد و در نهايت پروژه ديگر نمي تواند به حيات خود ادامه دهد.
• پيش نيازها موجود نيستند: ايجاد گردش كار حتي براي سناريوهاي پيچيده، براي نوابغ BPM به هيچ وجه زمان نمي برد. امروزه همه چيز توسط توسعه دهندگان انجام مي شود. به همين دليل وقتي پروژه به دليل چيزهايي كه خارج از كنترل ما هستند متوقف مي گردد بسيار نااميد كننده خواهد بود. اينها مواردي هستند كه بايد حتي قبل از شروع كار گردش به پايان برسند و از قلم افتادن هر يك ميتواند يكي از ريسك هاي اجراي BPM محسوب گردد:
نصب: تكميل نشدن نصب به درستي / از بين رفتن يك جزء / از بين رفتن يك بسته سرويس و غيره.
امنيت: سرپرست سيستم دسترسي همه را به سرور پايگاه داده / سرور خارجي / ftp / دستگاه محلي را مسدود كرده است.
ادغام: دسترسي به سرور از راه دور وجود ندارد / سرويس وب مشتري آماده نيست / اپليكيشن مسدود شده است.
• پذيرش كاربر: پروژه هاي BPM نحوه عملكرد يك سازمان را تغيير مي دهند. آنها نحوه كار كارمندان را نيز تغيير مي دهند. مردم دوست ندارند تغيير كنند (به دليل نگراني در مورد ناشناخته ها، نگراني براي از دست دادن شغل، اعتبار و قدرت خود).
فناوري جديد كارمندان مسن تر را مي ترساند (آيا جاي من به يك سيستم خودكار داده خواهد شد). موفقيت يك پروژهBPM تحت تأثير سرعت پذيرش فناوري جديد و روش كار توسط كاركنان است. بنابراين يكي ديگر از بزرگترين ريسك هاي اجراي BPM را مي توان مربوط به افراد دانست و برخي دلايل آن عبارتند از:
• از دست دادن قدرت و كنترل.
• بيش از حد بودن مسئوليت هاي فعلي.
• عدم آگاهي در مورد نياز به تغيير.
• ترس و شك.
• امكان امتناع.
• راحت بودن با وضعيت فعلي.
اين نوع از ريسك هاي اجراي BPM را مي توان با طرحي ساختار يافته براي مديريت تغيير، كاهش داد.
منابع:
https://jahanmodir.com/bpms-bpm-software/
سمينار مديريت فرايندهاي كسب و كار